¿Cómo planear un evento social en medio de una #pandemia?

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La pandemia causada por COVID-19 mantuvo por varios meses el desarrollo de eventos sociales detenido; sin embargo, conforme el semáforo de riesgo epidemiológico cambia a verde —donde todas las actividades están permitidas, pero con precaución y prevención—, los eventos sociales se reactivan. No obstante, ahora se presentan con una variante que da paso a los eventos íntimos y en pequeños grupos.

Fannia Araiza, coordinadora general de cursos y diplomados de la Event Planning Academy, comparte algunas recomendaciones para crear un evento bajo este contexto:

  • Organiza un evento boutique/petite: estos eventos son tendencia mundial, y contemplan una lista reducida de invitados para cumplir con el aforo permitido en los venues (que puede ir desde el 30% hasta el 60%, dependiendo de las permisiones de cada entidad), y así respetar los lineamientos de seguridad como el distanciamiento físico. Esta categoría ofrece ventajas como sentir menos estrés en la organización, así como elevar la experiencia de los invitados.
  • Crea una experiencia: convierte el evento en una vivencia sensorial que involucra todos los sentidos, desde el primer acercamiento hasta la culminación; se recomienda centrarse en el diseño de tres experiencias estelares. Los elementos individuales y personalizados es una de las formas más sencillas de hacerlo.
  • Sé creativo: con la finalidad de mantener las medidas de prevención de contagio en la experiencia, ubica el filtro de toma de temperatura, los dispensadores de gel antibacterial y cubrebocas a la entrada del lugar y nómbralos de forma creativa, por ejemplo “Contagia amor, no gérmenes”; o arma un kit de protección para entregar individualmente a cada uno de los invitados. También se pueden colocar pulseras de colores que indiquen el nivel de distanciamiento que desea el invitado.
  • Sustituye las mesas de postres: evita las aglomeraciones y manipulación de los alimentos por varias personas; opta por paquetes individuales para cada mesa o invitado.
  • Crea burbujas familiares: para cuidar aún más a los asistentes, se recomienda sentar a los invitados con las mismas personas con las que viven. Además, será necesario reducir el número de personas por mesa: 8 para las mesas cuadradas y redondas de 1.5 m, y máximo 10 personas por mesa redonda de 1.8 m de diámetro.
  • Aprovecha la tecnología: además de economizar en impresiones y cuidar al medio ambiente, la tecnología nos ofrece infinitas formas para crear experiencias. Envía invitaciones digitales, y utiliza los códigos QR para mostrar el menú.
  • Contrata a los profesionales: los Event Planners son expertos en planeación y ejecución de eventos, tienen una amplía cartera de proveedores de confianza y cuentan con el conocimiento necesario para crear momentos inolvidables, para que los festejados e invitados disfruten sin preocupaciones.

City Grupos, única plataforma que simplifica la reserva de grupos pequeños

Una de las claves del éxito para cualquier evento es contar con aliados y soluciones que faciliten la organización de un evento, tal como lo hace City Grupos, única plataforma en México que simplifica la reserva de hospedaje para grupos pequeños que asistente a evento sociales, deportivos, religiosos o familiares.

Gracias a su accesibilidad y facilidad de uso, los usuarios de City Grupos cotizan en tiempo real y pueden realizar reservaciones de hasta 20 habitaciones en más de 150 hoteles en México, Costa Rica, Colombia y Chile, que son operados por la cadena hotelera con mayor cobertura en el país, Hoteles City Express.

Al seleccionar el destino y fechas de hospedaje, la plataforma arroja la disponibilidad de todos los hoteles en el sitio, para que el usuario elija el hotel, tipo de habitación (sencilla o doble) y número de cuartos. En segundos, el organizador obtiene su cotización, reserva y crea su grupo.

Como parte de los grandes atributos de esta plataforma, desarrollada por Hoteles City Express, el organizador puede pagar por todas las habitaciones, o bien, cada integrante tiene la posibilidad de pagar por separado. Además, las reservas anticipadas obtienen hasta un 15% de descuento para todos los miembros del grupo.

De esta manera, Hoteles City Express le da bienvenida a los grupos sociales en la nueva normalidad, convirtiéndose en un aliado del viajero con un hotel para cada tipo de viaje. Visita https://www.citygrupos.com/ para más información.

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