Las salas de reuniones ocupan un lugar central en los espacios de #trabajohíbrido

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Por: Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco.

Con la nueva adecuación de medidas necesarias para el regreso a la nueva normalidad, la cultura tecnológica representa el mayor aliado para lograr el motor de cambio en las oficinas convencionales. Tras un año de trabajo a distancia, reuniones virtuales con problemas técnicos, y múltiples eventualidades que surgieron a causa del desconocimiento de medidas de acción que facilitaran el proceso de trabajo en casa, surge la necesidad de pensar en la transformación de los centros de trabajo a espacios más accesibles para el retorno seguro.

El proceso de vacunación de manera paulatina, ha ofrecido a las organizaciones de diversos países, la posibilidad de un regreso escalonado a los centros de trabajo, sin embargo, para lograr que la experiencia en las salas de reuniones permita una colaboración real en un sistema a distancia y presencial, los líderes empresariales tienen que tomar una serie de consideraciones para prepararse ante un futuro híbrido y flexible.

1. Creciente optimismo en oficina:

Pensar en el trabajo a distancia implica considerar los grandes cambios que se han llevado a cabo a causa de la pandemia por Covid-19, donde en un inicio las condiciones orillaron a las organizaciones a adecuarse y llevar a cabo sus actividades de manera remota. Pero a más de un año de este suceso, el escenario se ha ido modificando y ahora los trabajadores tienen otras exigencias.

En el estudio de Barco, la Perspectiva para el lugar de trabajo posterior a Covid, se obtuvo que el 56% de los entrevistados desean regresar a laborar a sus oficinas, pues con los desafíos que implica el trabajo a distancia, como lograr un equilibrio entre las tareas domésticas y de oficina, aunado a responsabilidades personales, se crea un ambiente que repercute directamente en el ejercicio de interacción con sus compañeros de trabajo.

El creciente optimismo de aquellos que quieren volver a la oficina, ofrece un panorama más amplio para adoptar medidas que aseguren un regreso efectivo. Al menos el 50% de los encuestados, dicen ya estar de vuelta en sus instalaciones, mientras que el 6% no tiene planeado un regreso hasta el 2022. Sin embargo, la fuerza laboral está dispuesta a volver a las oficinas, pues tras un largo periodo de confinamiento se hace cada vez más presente la necesidad de relacionarse.

Gracias al avance tecnológico, existen soluciones como ClickShare Present y ClickShare Conference, que permiten crear nuevos ambientes de trabajo que se adapten a las necesidades presentes y futuras, ya que ahora los trabajadores necesitan herramientas que les permitan un sistema híbrido de al menos tres días en la oficina y dos días trabajando desde sus hogares, con lo cual una herramienta tecnológica que se adecua a cualquier entorno, resulta el mejor aliado del sistema híbrido.

2. Sobrecarga de reuniones virtuales:

Otro de los conflictos que se han suscitado a lo largo de este periodo de confinamiento, se refiere al deterioro de las reuniones virtuales, en donde el 49% no considera a este tipo de colaboración como algo natural, que no sólo evoca sentimientos negativos, sino que la calidad de las llamadas también es un punto a resaltar por el cual los trabajadores han desarrollado mayores índices de ansiedad, incertidumbre y a su vez menor productividad.

Esta serie de situaciones que se gestan desde los hogares, lleva al 57% de los empleados a catalogar a la colaboración por medio de salas de reuniones como el espacio más conveniente para trabajar en su regreso a las instalaciones. Sin embargo, en al menos 48% de los encuestados aún tienen problemas de conectividad en estos espacios, ya que no cuentan con una solución capaz de reducir el tiempo empleado en lograr una conexión estable y que unifique la gestión de todos los recursos dentro de esa sala, como los sistemas de altavoces, pantallas, micrófonos y la inmersión de otros usuarios a distancia.

Por lo cual, el 80% de los encuestados considera que una tecnología fácil de usar puede mejorar la experiencia en las reuniones, y el 78% desearía poder caminar en la sala y unirse a la llamada sin tener que conectar cables, es decir con un sólo clic.

3. Búsqueda de un mayor compromiso:

La necesidad de los usuarios por regresar a sus espacios de trabajo, se refleja directamente en la dificultad a establecer un mayor grado de compromiso con sus compañeros de trabajo y cumplir objetivos de la propia organización. Debido a que las conversaciones recurrentes y la toma de decisiones deben llevarse a cabo en un entorno de participación segura y eficiente.

Por lo que se convierten en las principales las razones para que los entrevistados consideren regresar a la oficina, en donde el 51% requiere de poder socializar con sus compañeros y el 39% considera que se obtiene mayor productividad trabajando desde la oficina, pero ¿qué sucede con el restante? El estudio demuestra que el 49% está dispuesto a mantener un sistema híbrido siempre y cuando se cuenten con mejores tecnologías.

Pasar de un sistema remoto a uno híbrido les permite a los trabajadores desenvolverse con mayor naturalidad, pues con una solución como Clickshare, se genera mayor confianza y relación con uno o más participantes. Las organizaciones por lo tanto deben optar por brindar espacios óptimos, que permitan mayor contribución entre todos los participantes, como una estrategia para generar la colaboración en cualquier escenario.

4. Computadora portátil como método de conexión con el mundo:

El uso de dispositivos portátiles es un suceso que se acrecienta gradualmente cada año, al representar un suceso atípico que enclaustró al personal en sus hogares, este dispositivo aumentó su utilidad como herramienta de trabajo y contacto con sus compañeros. En el último año, las preferencias han hecho que el 70% de los encuestados prefieran utilizar un sistema BYOM (Bring Your Own Meeting), en donde la facilidad de uso permite que, al entrar en una sala de reuniones, los empleados se conecten automáticamente a la tecnología de la sala desde sus propios dispositivos y colaboren sin perder tiempo. La computadora se ha convertido en el corazón del ecosistema que se adapta dentro de la sala de reuniones, en donde el 88% cree que la tecnología fácil de usar puede mejorar la reunión.

5. Lugar de trabajo:

Los espacios de trabajo convencionales y las dinámicas que se desarrollaron antes de que llegara la pandemia, ya no responden totalmente a las nuevas necesidades, por lo cual es momento de repensar las estructuras y ofrecer a los empleados la libertad de usar tecnologías fáciles que ofrezcan una conexión a un clic en cuestión de segundos, ya que actualmente al menos el 48% encuentra dificultades para lograr la conexión con sus sistemas convencionales. La conectividad se ha convertido en el punto clave en los negocios modernos, en donde sistemas de conferencia inalámbrica como Clickshare, brindan la posibilidad de trabajo en equipo intuitivo, intercambio sin complicaciones y máxima seguridad de gestión.

Mirar hacia el futuro sin duda amplía la visión de los cambios significativos que se han modificado a lo largo del confinamiento, estar preparados con una solución de vanguardia asegura que el modelo de trabajo centrado en los espacios y el trabajador, sea rediseñado para lograr satisfacer las cinco principales tendencias del campo laboral moderno. Desde luego las necesidades que hoy surgen, no serán las mismas que las del mañana, por ello es primordial que las nuevas tecnologías respondan a todo tipo de escenarios. Es tiempo de reconectarse a través de reuniones híbridas más intuitivas y sencillas con mayor participación y compromiso.

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