¿Pensando en contratar un sistema administrativo? Estas son las características que debes evaluar antes de contratar #Negocios

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Un sistema administrativo es un software creado para brindar apoyo a las empresas para que estas tengan un mayor orden, control de su información y sobretodo los indicadores necesarios para definir el rumbo de la empresa, siendo sus ejes principales: la operación, la contabilidad y la automatización. 

Alrededor de 70 de cada 100 PyMes “mueren” antes de cumplir los 5 años de vida, mientras que los negocios que se encuentran dentro de la industria del comercio tienen un promedio de vida de 6.6 años, y de hecho son las más volátiles, debido al poco control que se tiene en estas empresas, esto de acuerdo al estudio Esperanza de vida de los negocios, realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) en 2015.

Israel Coto, director de la Oficina de Microsip en Ciudad de México, señala que tener un sistema administrativo no equivale a evitar este tipo de situaciones, pero sí es una manera de detectarlos a tiempo e implementar los controles necesarios para detener las pérdidas.

Sin embargo, debemos tomar en cuenta ciertos factores con los que debe contar un buen sistema administrativo para ser totalmente funcional.

“Un sistema administrativo debe contar con actualizaciones frecuentes, consultoría en todo el proceso de la implementación, un excelente soporte y estar al día con las reformas fiscales del país”, comenta el experto.

Por otra parte, Coto también destaca cuáles son las principales ventajas, además de tener control total de las operaciones del negocio, al contratar un sistema administrativo completo.

“Lo que principalmente se debe buscar es que un sistema sea estable, que cuente con una integración total de la información y que su forma de operar sea sencilla y natural para el día a día de las empresas, de modo, que todas las áreas que integran capturen la información en el lugar donde se genera”, puntualiza Coto. 

Un sistema administrativo también debe contar con: 

  • Actualizaciones constantes, determinadas por nuevos regímenes o cambios fiscales y mejoras funcionales
  • Mejoras tecnológicas, como adecuarse a los temas operativos recientes, aprovechar tecnologías más nuevas
  • Soporte técnico, que esté acorde al tamaño y número de clientes 
  • Implementadores que den consultoría del funcionamiento del sistema adecuado a la operación de la empresa, es decir que hagan análisis de procesos, que se detecten puntos de mejora, que capaciten y se prevean los riesgos.

Israel Coto comenta que algo a destacar de un sistema administrativo es su flexibilidad en el aspecto de la adaptación al crecimiento de una empresa. 

“Nosotros en Microsip hemos trabajado con empresas que eran pequeñas, que han crecido y al mismo tiempo sus sistemas administrativos. Por ejemplo, negocios que comienzan con un módulo como punto de venta, para posteriormente crecer y controlar áreas como cobranza, contabilidad, compras y créditos, entre otros”, explica Coto. 

Recuerda que para tener un mayor control y visibilidad de la información en tu negocio o empresa es importante que tomes la decisión de contar con un sistema administrativo adecuado que te ayude a tener un mayor orden, control de información y sobretodo contar con los indicadores necesarios para tomar decisiones y definir el rumbo de la empresa.

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