Mucho se ha hablado sobre los cambios que la pandemia ha generado en la forma de trabajo iniciando con la necesidad de acelerar la digitalización de las operaciones, que, si bien ya representaba una ventaja desde hace tiempo, adoptarla es ahora la mejor manera para continuar creciendo. De acuerdo con un estudio de Forrester, contratado por Adobe, el 72% de las empresas cree que aplicaciones como la firma electrónica son esenciales para la continuidad de un negocio.
Dichas necesidades se han vuelto indispensables para los equipos de trabajo, de acuerdo con el mencionado estudio, el 66% de los empleados requiere alternativas digitales para su trabajo. “Este es el resultado de lo fácil, cómodo y seguro que son los procesos de documentación digital que hoy por hoy, no depende del papel, ahorra tiempo que se puede invertir mejor y libera recursos valiosos”, explicó Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager en Adobe.
En contraste, mantener procesos lentos y obsoletos, basados en papel, pueden llevar a un profesional a perder el interés por su trabajo, a sentirse frustrado y sin compromiso; lo cual puede afectar a una compañía y sus resultados. Por eso, Adobe presenta 4 recomendaciones clave para impulsar equipos de trabajo motivados y productivos a través de experiencias optimizadas y personalizadas que conectan a las personas bajo un mismo propósito:
- Generar flujos de trabajo dinámicos
Siempre que se va a gestionar un flujo de documentos, existe la posibilidad de que haya fricciones. Ya sea que esté enviando documentos para firmas, formularios de seguimiento o archivando papeles; es muy fácil que pueda perderse un documento en medio del proceso, por ello implementar flujos de trabajo dinámicos permitirá que cualquier profesional dentro de la organización, y sin importar donde se encuentre, puede adaptar y automatizar los flujos de trabajo para obtener firmas electrónicas, recopilar datos de formularios, confirmar la recepción de un documento, entre otros, optimizando la gestión de los flujos de trabajo y logrando una disminución en el tiempo invertido.
- Dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al equipo
La principal interacción que se debe fomentar en los entornos corporativos es con las personas. Pero con demasiada frecuencia, los líderes de un área o de un equipo se encuentran atrapados en tareas administrativas, que son repetitivas en lugar de centrarse en las prioridades impulsadas por las personas.
Dedicar menos horas al tradicional ‘papeleo’ e invertir más tiempo en la incorporación de aplicaciones y procesos 100% digitales ayudará a reducir costos asociados al papel, la impresión y el almacenamiento; un ejemplo de esto es Adobe Sign una herramienta con la que se puede dar seguimiento a los documentos con mayor facilidad, lograr que se firmen de forma electrónica desde cualquier lugar y recopilarlos directamente en un dispositivo móvil. Este proceso, sin duda, impulsa la productividad de las empresas, optimiza los procesos y permite cerrar acuerdos y contratos mucho más rápido.
- Mantener el negocio en movimiento y el trabajo colaborativo
Los procesos disfuncionales y los flujos de trabajo desconectados pueden generar problemas de comunicación y una colaboración ineficaz. Este mundo cada vez más remoto y móvil necesita herramientas digitales ágiles que funcionen para todos desde cualquier lugar y siempre que sean necesarias.
Actualmente, los negocios se hacen en movimiento lo que hace necesario que sin importar si estamos en la oficina, viajando o trabajando en remoto podamos mantenernos conectados con la gente, para lograrlo existen ya en el mercado una gran cantidad de herramientas desde documentos digitales hasta firmas electrónicas que permiten continuar los flujos de trabajo de forma remota, tal es el caso de Acrobat DC y Adobe Sign, que permiten impulsar la innovación digital y aumentar la productividad mediante el uso de APIs estables e innovaciones como Adobe Scan que cuenta con tecnología de inteligencia artificial de Adobe Sensei. La implementación de herramientas digitales no solo genera una mejor experiencia, sino que representa una disminución de costos y un aumento en el ROI de las empresas.
- Proteja y asegure la información confidencial
Con la cada vez más avanzada digitalización de todo tipo de procesos, la seguridad es uno de los factores primordiales de cualquier compañía. Cada vez es más común realizar la firma de contratos o convenios de manera remota y proteger los datos personales y las firmas de las personas involucradas en los mismos es fundamental. Actualmente herramientas como Adobe Sign permiten reducir la responsabilidad y el riesgo de filtración, ofreciendo diversas opciones como agregar contraseñas a cada documento, preservar los datos personales y establecer parámetros para restringir la copia, edición o impresión de documentos confidenciales, lo que se traduce en una reducción en los costosos riesgos legales y comerciales asegurándose, además, de que los documentos se mantengan actualizados, sean precisos y cumplan con las normas vigentes.
“Contar con aplicaciones de firma electrónica, como Adobe Sign, les permitirá a las compañías dar continuidad a los negocios y abrir nuevas oportunidades de mercado. La demanda de servicios digitales se viene intensificando día tras día y las organizaciones deben ser capaces de responder ante los nuevos desafíos propios del trabajo remoto”, concluyó Eduardo Jordao, de Adobe.
